Для того чтобы данные исследования были организованы, структурированы и доступны, необходим План управления данными (англ. Data Management Plan, DMP) – формальный документ, в котором описаны:
- типы данных, которые будут получены во время исследований,
- политика использования данных (финансирование, институциональная и юридическая стороны применения данных),
- методы управления данными (резервное копирование, хранение, контроль доступа, архивирование),
- методы управления данными (резервное копирование, хранение, контроль доступа, архивирование),
- требуемые средства и оборудование (пространство на жестком диске, резервный сервер, репозиторий),
- обмен данными,
- этические и юридические вопросы или ограничения на совместное использование данных,
- возможности повторного использования и обеспечение долгосрочного сохранения.
Подготовка плана управления данными позволит:
- соблюсти требования финансирующих организаций,
- оптимизировать доступ к данным и повторное их использование,
- обеспечить целостность данных,
- обеспечить прозрачность исследования (для целей воспроизведения и проверки с учетом правовых инструментов и соглашений),
- повысить достоверность, надежность и полноту данных,
- предотвратить дублирование,
- обеспечить наглядность исследований в учреждении,
- соблюсти общие правила защиты и безопасности данных (правила согласия хранения, стандарты, протоколы защиты данных, применяемые при сборе, обработке и совместном использовании данных исследований).
Большинство грантодателей в США и британские исследовательские советы (BBSRC, ESRC, MRC, NERC, STFC) требуют, чтобы планы управления данными и совместного использования были частью приложений для грантов. Национальный научный фонд (NSF) запрашивает двухстраничный план управления данными в рамках процесса предложения финансирования. Canadian Institutes of Health Research и Social Sciences and Humanities Research Council среди требований для получения грантов определяют открытый доступ к опубликованным материалам, включая коллекции данных. Natural Sciences and Engineering Research Council of Canada включает планы управления данными для получения финансирования по научным проектам. German Research Foundation и Federal Ministry of Education and Research все чаще требуют, чтобы исследователи, подающие заявки на финансирование, представляли план управления данными или, по крайней мере, заявление, описывающее, как данные, создаваемые проектом, будут управляться вместе с их предложениями.
Открытый доступ к данным исследований является основополагающим принципом программы Horizon 2020. Исследователи, подающие заявки на финансирование по этой программе, должны разработать план управления данными, в котором излагается стратегия сбора, хранения и доступности данных, созданных в рамках проектов, финансируемых ЕС. Для этого ЕС опубликовал официальные рекомендации Guidelines on FAIR Data Management in Horizon 2020 по разработке планов управления данными для проектов.